書類のフォーマットや業績の挙げ方について、個々の大学で異なる。したがって、都度それに沿う形で作成する必要がある。ただし、ひとつ自分の研究業績一覧を作って、それを常にアップデートする（論文や発表を追加していく）ようにしておけば、あまり面倒くさい作業ではない。一方で、非常勤歴などについては、シラバスを提出するように求められる場合もあれば、内容の概要だけで済む場合もある。いずれにしても、昔のデータはやはり保存しておく必要がある。
なお、提出に際して簡易書留などの指定がある場合はそれに従うほうがいい。エクスパック、レターパック、その他を使ったほうが安くて早いという場合もあるが、そもそも先方のルールに従えないのであれば応募するべきではない。
